アルコールチェックの記録簿にエクセルはもう古い?管理におすすめのシステムをご紹介!

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令和4年4月1日からは、運転者のアルコールチェックが特定業種だけではなく、一般の事業者にも拡大されました。

これに伴い、安全運転管理者によって運転者のアルコールチェックが義務化となります。

義務化の範囲が拡大したことによって社用車や営業者なども対象となり、多くの企業が対象に含まれることになるのです。

また、運転者の酒気帯びの有無を確認するだけではなく、その記録を最低でも1年間は保存しておかなければなりません。

ここでポイントとなるのが、記録をどのように管理していくかです。

多くの事業者がエクセルでの管理を検討しているかと思いますが、実はその方法は古く、現在ではより簡単に管理できるシステムが登場しています。

この記事では、なぜエクセルでの管理では古いのかについて説明し、アルコールチェックからその他の運行管理まで簡単にできるシステムの紹介をします。

特に記録簿をどのように管理していくか悩んでいる方におすすめの内容なので、ぜひ参考にしてみてください。

アルコールチェックの記録簿にエクセルを使う時代は終了?

 

従来では、アルコールチェックだけではなくさまざまな管理に活用されていたのがエクセルです。

しかし、無料で使える反面、構築に時間がかかったり、膨大なデータを管理するのには向かなかったりと使い勝手が悪いと感じるケースもあるでしょう。

そこで、これらの悩みを解決してくれるのが運行管理システムです。

その中でも低コストで簡単に管理できるシステムが、下記の「AI-Contact」になります。

アルコールチェックの管理におすすめの【AI-Contact】

AI-Contactは、導入するだけでアルコールチェックの電子記録を簡単に行なえます。

もちろん、ノーコードで構築する必要もないため、あらゆる手間を省くことも可能です。

また、アルコールチェックの記録簿としての役割だけではありません。

運行管理や動態管理、車両管理、日報作成などもAI-Contactならまるごと管理できます。

導入後のサポートも手厚く行ってくれるため、このようなサービスを初めて導入される企業様にとっても安心です。

どんな悩みでも相談できるため、導入を検討している方は下記ページからお問い合わせください。

 

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アルコールチェックの記録簿にエクセルが向かない4つの理由

エクセルは導入しやすいことや、業務内容に合った処理や分析などがしやすい点などメリットもあります。

しかし、企業が活用するにあたって「不便だな…」と思う点が多々ありますので、ここではエクセルでの管理がおすすめできない理由をご紹介します。

①保存できるデータ量に限りがある

エクセルで使用できる1シートあたりの行数は決められており、保存できるデータ量には限りがあります。

それほど多くないデータの管理だけなら問題ありませんが、アルコールチェックに関しては話が変わってきます。

なぜなら業務開始前後で1日2回の記録を取る必要があることや、日々の記録を1年間保存しなければならないからです。

また、令和4年4月1日からは白ナンバーにおいても義務化がされて対象者が増えることから、そのデータ量は膨大なものになります。

これをすべてエクセルで管理するとなると、何枚ものシートを用意する必要があり、適切な管理ができなくなってしまうのです。

実際に膨大なデータを保管するケースでは、エクセルを活用することが少なくなってきています。

②編集や更新における効率の悪さ

エクセルはグループ内でファイルを共有したり閲覧したりすることは可能です。

しかし、同時編集を行うことはできません。

例外として共有ブック機能などを活用すれば同時に編集することは可能ですが、同時編集を行っている相手の情報をリアルタイムで確認することはできません。

情報更新にはタイムラグが発生するため、更新しなければならない情報が更新されていなかったという事態も発生するのです。

アルコールチェックは毎日編集や更新を行うため、こういった意味でも使い勝手が悪いと感じてしまうでしょう。

③ミスの特定が困難

複数人で編集や更新を行っている場合、エクセルではいつ、誰が、どの端末で編集したか履歴を確認することができません。

履歴を追えないということは、トラブルが発生した際に原因を調査することができなくなるのです。

ミスの原因がわからないことは、何度も同じトラブルが起こることも予想されるので、こういった面でもあまりおすすめはできません。

④処理スピードが遅い

エクセルの特徴として、データ量が増えたり、複雑な関数が増えることで処理スピードが遅くなることがあげられます。

特にアルコールチェックの記録簿として活用する場合、膨大なデータ量になるので処理スピードは遅くなるでしょう。

読み込みが遅かったり、入力に時間がかかったりすることが予想されるため、業務の効率が悪くなります。

作業スピードが遅くなることで従業員のストレスにも繋がってしまうことが予想されるため、作業効率を考えるとおすすめすることはできません。

アルコールチェックの記録簿に運行管理システムを導入するメリットとは?

アルコールチェックの記録簿にエクセルを活用する以外の方法としておすすめなのが、運行管理システムの導入です。

ここでは、導入することで得られるメリットについて紹介するので参考にしてみてください。

難しい操作が一切不要!専門知識も不要で使える

運行管理システムでは、関数を入力するなど難しい操作は一切ありません。

既に構築されたシステムを活用するだけなので、基本的にはモバイル端末やPCを起動するだけで使用することが可能です。

特にドライバーの方は、難しい操作があるとうまく使いこなせないなど、さまざまな問題が発生します。

こういったケースでも普段から使い慣れているスマートフォンなどを活用して操作できるので安心です。

アルコールチェックの記録も社員からの共有で簡単入力・管理!

運行管理システムは、効率化を考えてアルコールチェックの記録なども瞬時に共有、記録できる仕組みです。

わざわざ一人ひとりに聞き取り調査をして入力していく必要がなく、スマートフォンから安全運転管理者に共有するだけで記録から管理まで行えます。

エクセルであった非効率的な作業が一切なくなるので、ストレスフリーで管理ができるようになるのです。

運行管理に必要な機能がシステム一つにまとめられている!

運行管理システムには、幅広い機能が備えられています。

まず1つ目が運行管理です。

社員の運行ルート管理や運転日報の入力や出力が簡単にできるよう構築されています。

2つ目は動態管理です。

これは、社員が今どこを走行したり停止したりしているのかが一目でわかる機能になります。

社員の情報が瞬時に確認できるのは大きなメリットと言えるでしょう。

3つ目は車両管理です。

車両の車検終了日やドライバーの免許の種類や更新期限などを一つで管理できるようになります。

最後に4つ目はアルコールチェック記録簿管理です。

酒気帯び確認を含む点呼記録がシステム上で簡単に管理できます。

出力が必要な場合でも、ボタン一つの簡単操作で行えるので安心です。

管理をさらに簡単にするモバイル端末の導入について

アルコールチェックの記録簿は、PCだけに備え付けていれば問題ないと思われている方も多いでしょう。

確かに管理などはPCで行うほうが操作しやすいでしょう。

しかし、アルコールチェックは記録も取る必要があるため、運転手が毎日報告しにいく形をとるのは非効率的です。

そこで、これらの悩みを解決してくれるのがモバイル端末を活用する方法になります。

モバイル端末をドライバーに渡すことによって、記録したデータを管理者にそのまま送信するだけで報告の業務は終了です。

そのため、運行管理システムを導入するなら、できればスマートフォンなどモバイル端末の契約もまとめてできるところを選ぶといいでしょう。

運行管理システムの導入ならスマホも格安で乗り換えれるAI Contactがおすすめ!

運行管理システムの導入には、さまざまな方法があります。

例えばゼロの状態から構築してPCやモバイル端末に導入する方法などもありますが、これらの方法は初期費用から構築費用など多くのコストがかかってしまうのです。

そのため、「もっとリーズナブルな価格で導入ができる方法はないのか?」と思われている方も多いでしょう。

そんな方におすすめなのが法人携帯スマホコムの「AI-Contact」です。

AI-Contactなら、アプリ1台あたり月額1,280円で利用できます。

つまり、利用人数が5名であれば月額6,400円で利用が可能など、リーズナブルな料金で使用できるのです。

また、初期費用も0円なので、一度に数十万、数百万円といった料金を支払う必要はありません。

法人携帯スマホコムなら、ソフトバンクの代理店でもあるため、AI-Contactを利用するにあたってのスマートフォンの乗り換えや新規契約もスムーズです。

トータルですべてお任せしたい事業者様は、ぜひ一度ご相談ください。

 

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まとめ

従来までは、アルコールチェックの記録簿にエクセルが使用されていることがほとんどでした。

しかし、エクセルはデータ量に限界があることや、操作性の悪さなどから使用を諦める方が増えています。

特に法律の改正により、令和4年4月1日からは白ナンバーもアルコールチェックの対象となっていることから、エクセルでの管理はさらに難しくなります。

今回の記事ではエクセル以外の管理方法として「AI-Contact」を紹介しましたが、リーズナブルな価格で利用でき、機能も豊富に活用できるのでおすすめです。

また、スマートフォンの契約も同時にできて複雑な内容も一切ないので、手軽に運行管理システムを導入したいなら「AI-Contact」の利用を検討してみてはいかがでしょうか。

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