介護記録は監査・実地指導において重要!対策や流れ、ポイントを紹介

介護

介護施設では、定期的な実地指導と、問題があった場合には監査が実施されます。適切な介護サービスの提供を証明するためには、介護記録の作成・保管の徹底が不可欠です。

本記事では、実地指導と監査の違いや意識すべきポイント、日頃からできる対策などを紹介します。

介護記録の適切な作成・保管の徹底には、介護記録ツールの導入が効果的です。誤りのない記録の作成やクラウド上での保管ができ、監査や実地指導への対策におすすめです。コスト削減や業務効率化も図れるおすすめのツールも紹介するので、ぜひご覧ください。

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監査・実地指導では介護記録がないとサービス提供の証明ができない

実地指導・監査とは、介護保険法の定めにより、介護事業所において適切な運営がされていることを確認・指導するものです。監査の前段階である実地指導において、行政の実地指導員が運営状況を確認する方法は、用意された書類やヒアリングが中心です。

その際に、介護記録が適切に作成・保管されていないと、正しい介護サービスが実施されているか確認できません。施設側が日々適切なケアを行っていると証明するためにも、介護記録を正しく書き残すことを、職員に周知徹底しましょう。

監査と実地指導の違い

介護現場における実地指導は、行政の実地指導員が事業所を訪問し、介護保険法に則った運営ができているか確認・指導することです。実地指導では「運営指導」と「報酬請求指導」の、2種類の指導が実施されます。

運営指導とは、利用者への虐待や身体拘束などの違反行為が行われていないか、適切なケアプランによる介護行為が行われているか、確認・指導することです。

一方で報酬請求指導とは、介護報酬や各種加算において不正な請求がされていないか、確認・指導します。

監査とは、運営における基準に対して違反が認められる場合、もしくは疑いがあると認められる場合に、体制の適切な整備・運用を目的として調査・措置を行うことです。

実地指導は介護事業で定期的に行われますが、監査は問題がある場合のみ実施されます。実地指導で著しい違反や不正があった場合に、監査へと移行します。監査の結果によっては、改善命令や指定の取り消しなどの行政処分が課され、最悪の場合、事業の再開も困難になるでしょう。

実地指導・監査の流れとポイント

実地指導は、厚生労働省が定める「運営指導マニュアル」に沿って実施されます。マニュアルには指導方法や方針がまとめられており、本項では内容を踏まえて、守るべきポイントをお伝えします。

ただし、なかには自治体によって変わる部分もあるので、注意が必要です。

実地指導の流れ

実地指導が決まった場合、実施日の1か月前までに事業所に通知が届きます。準備すべき書類や当日のスケジュールなどは、通知に記されています。

事前提出資料や事前の自己点検を求められた場合は、実施前に確認のうえ提出しなければなりません。

当日の指導は「サービスの質に関する確認」「サービスの質を確保するための体制に関する確認」の2種類があります。

サービスの質に関する確認は、介護サービスの実施状況の確認のことです。具体的には、以下の内容を指します。

  • 利用者の生活実態
  • 個別の利用者へのヒアリング
  • 施設設備が安全かどうか

サービスの質を確保するための体制に関する確認とは、報酬請求に関する確認を指します。

  • 加算時の請求に関する基本的な考え方
  • 加算時の請求の状況の確認
  • 加算時の請求を行っているものについて、施設側に内容を聴取
  • 加算を実施したことによる効果
  • 基本報酬について確認

ひと通り確認ができれば、実地指導は終了です。後日結果が伝達され、指導・指摘事項があれば、今後の流れについて別途通達があります。

監査に切り替わるタイミング

運営指導から監査に移行する要件は、以下の4つが挙げられます。いずれかひとつでも当てはまれば、監査への移行は免れません。

  1. 人員、施設設備、運営基準に従っていない状況が著しいと認められる場合
    又はその疑いがある場合
  2.  介護報酬請求について不正又は不正の疑いがある場合
  3. 不正の手段による指定等又はその疑いがある場合
  4. 高齢者虐待等がある又はその疑いがある場合

法令違反や不正が確実なものではなく、疑いがある時点で事実を確認するために、監査が実施されます。

(参照:厚生労働省『介護保険施設等運用指導マニュアル』)

実地指導・監査への対策

実地指導や監査への対策として、日頃から気をつけるべき点を紹介します。本項で取り上げるポイントは、以下の4つです。

  • 記録の作成・管理の徹底
  • コンプライアンスの遵守
  • 介護担当者との連絡内容を書面に残す
  • 定期的にモニタリングを実施

記録の作成・管理の徹底

実地指導・監査において適切な記録の有無は、結果を大きく左右します。適切な書き方で記録を作成し、最低2年間の保管を徹底しましょう。ヒアリング時に口頭による説明のみだったり、要件を満たしていない記録を提出したりすると、指導員の信用を損ねます。

また、正確な記録を残すためには、勤務中に都度時間や数値、状況などメモをとる習慣をつけましょう。紙のメモだけでなくスマートフォンのメモ機能なら、忙しくても片手間でメモができるのでおすすめです。

介護記録の書き方については、以下の記事で詳しく解説しています。こちらもぜひ参考にしてください。

コンプライアンスの遵守

普段からコンプライアンスを遵守していれば、実地指導でも慌てることはありません。施設がコンプライアンスに沿った運営ができるかは、定期的に「自己点検シート」で確認をするのがおすすめです。

自己点検シートは、厚生労働省や各自治体が公表しているものがあります。

厚生労働省『別添2 各種加算等自己点検シート

介護担当者との連絡内容を書面に残す

介護サービス担当者間やケアマネージャーとのやり取りを、書面で残しておくことも重要です。実地指導・監査ではケアプランの方針に沿った、事業所の計画書が作成されていることも確認されます。

計画書作成にかかる議事録や、介護サービス担当者とケアマネージャーとの連絡の内容も書面に残し、施設内に保管しておきましょう。

定期的にモニタリングを実施

実地指導・監査では特定の利用者へのヒアリングも行われるため、定期的なモニタリングによって利用者の満足度を高めることも重要です。モニタリングとは、1人ひとりの心身の状態や生活状況をチェックし、提供しているサービスが適切であるか確認するためのものです。

利用者の環境や心身の状態、要望などは、時間の経過とともに変化します。常に最善のケアを施すためには定期的なモニタリングが欠かせません。

モニタリングは本人やご家族へのヒアリング以外にも、以下の内容であれば介護記録を遡ることで確認できます。

  • 計画通りのサービス提供ができているか
  • サービス目標の達成度合い
  • 利用者の現在の身体機能 など

モニタリングでも、適切な介護記録があれば役立ちます。また、介護記録には些細な変化や気付きなども、共有事項として記載しておきましょう。

実地指導・監査への対策には「Care-wing」がおすすめ

実地指導・監査には、日頃からの適切な記録の作成と保管が重要です。実地指導や監査への対策として、介護記録の作成・保管を徹底するには、クラウドでの介護記録ツールの導入をおすすめします。

介護記録ツールなら、検査の際の数値が即座に送信されるので記入漏れやミスが減り、忙しくてもスマートフォンによるワンタッチでの記録の入力が可能です。

他にも、さまざまなメリットがあります。

  • 特定事業所加算に対応しており「指示出し・報告・申し送り」の機能を搭載
  • リアルタイムで職員の状況を把握でき、不正防止に役立つ
  • クラウド上に最低5年間の記録保存

また、直感的に操作しやすいデザインで、パソコン操作に慣れていなくても扱いやすいのも魅力です。記録は音声入力も対応しているので、スマーフォンでの入力に抵抗がある職員でも簡単に使いこなせると評判です。

また、Care-wingを導入することで、業務効率化により残業時間を約60%削減した事例や、ペーパーレス化により年間158万円のコストを削減した事例もあります。業務効率化による働き方改革が実現すれば、離職率の低下にもつながるでしょう。

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実地指導・監査には普段から対策を

実地指導の通知がくると焦ってしまう気持ちもわかりますが、普段から適切な介護サービスを行い、正しく介護記録を作成・保管していれば、慌てる必要はありません。日頃から職員に対して、細やかな介護サービスの提供と介護記録作成の徹底を意識づけましょう。

実地指導や監査への対策を徹底するなら、介護記録ツールの導入をおすすめします。業務効率化だけでなく、コスト削減や従業員満足の向上も見込まれるので、気になった方はぜひお問い合わせください。

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