業務ではどちらを使う?法人携帯と個人携帯のメリット・デメリット

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「会社などの業務で使う携帯は、法人携帯と個人携帯のどちらを使えばよいのだろう?」

このような悩みをお持ちの方も多いと思われます。

どちらにもメリット・デメリットがありますが、特に個人携帯は万全なセキュリティ対策がとりづらいため、情報漏洩のリスクが高まるという大きなデメリットがあります。

この記事では法人携帯と個人携帯、それぞれのメリット・デメリットと法人携帯を契約する際の流れや導入するときの注意点などについて解説します。

ビジネス現場では、携帯(スマホ)は、情報ツールの一つとして、重要な役割を担っています。利用する頻度や内容などを調査し、求められる情報の取り扱いを行えば、お客様との信頼関係やビジネス促進にお役に立ちますので、ぜひ参考にしてください。

法人携帯とは

携帯電話の契約には、個人契約法人契約があります。法人携帯とは、法人名義で契約した携帯のことです。

法人契約することで、個人では契約できない法人向けのプランを契約できます

また、法人向けのオプションをつけることで、セキュリティ強化や業務効率アップにつながります

法人携帯と個人携帯の違い

法人携帯個人携帯は、端末に違いがあるわけではありません。

違う点は主に次の3つです。

1つめは、契約するときに必要な書類が異なります

個人携帯を契約する際に必要なのは、本人確認書類と支払いに関する情報や銀行届出印などです。

しかし、法人携帯を契約する際は会社の確認書類も必要になるので、準備するものが増えます

法人契約の流れや必要なものに関しては、本記事の後半で詳しくご説明します。

2つめは、プランやサービスの違いです。

法人向けには個人では契約できない特別なプランもあります。

「毎月の料金が安い」「24時間かけ放題がついている」など、ビジネス用途に便利でありながら、ご契約する台数や条件などにより、通信費の経費削減が可能です。

3つめは、法人携帯にすることで端末代から毎月の料金まで全額経費計上できる点です。

個人契約の携帯を仕事で使うとしても、端末代や月額料金のすべてを会社の経費に計上できません。

個人の携帯は私用で利用することも多いため、経費計上できるのは業務上で使用した通話料だけです。

または携帯電話手当として、毎月一定額を支給している企業もあります。

キャリア、契約内容もバラバラな個人契約の携帯に対して、業務上で使用した通話料を算出・集計するのには大変な手間が必要です。

また、一定額の支給では過不足がでるケースも考えられます。

携帯電話を法人契約して従業員に貸与すれば全額を経費計上できるため、社員の負担を軽減させられ、従業員の満足度にもつながるでしょう。

また、煩雑な経費精算の手間がなくなり、経理業務も簡素化できるため、業務効率も高くなります。

個人携帯のメリット・デメリット

業務で個人携帯を使用すると次のようなメリット・デメリットがあります。

個人携帯のメリット

個人携帯は普段から使い慣れているため、使いやすいというメリットがあります。

会社側も携帯の使用方法について説明したり、マニュアルを作成したりしなくて済むため、手間がかかりません。

また、 個人携帯を利用するため端末代がかからないことが挙げられます。

法人携帯と個人携帯を2台持つ必要がないため、個人携帯を業務で使用すれば、荷物をスリム化でき、利用時に迷うこともありません。

個人携帯のデメリット

個人携帯を業務に使用すると、セキュリティ面などさまざまなデメリットが生じます。

一番のデメリットといえるのが、情報漏洩が懸念されることです。

法人携帯は一括管理や紛失時の遠隔操作などでセキュリティを管理・強化できるサービスが様々ありますが、個人の携帯は従業員の私物なので会社での管理には限界があります

操作ミスや紛失などによる情報漏洩の対策も効果的な方法が少なくなり、万が一、携帯紛失した際にも、悪用されたり顧客の個人情報が漏れる可能性は高くなります。

もし、このようなことが起これば、企業は監督義務違反を問われることになるでしょう。

仮に、運用ルールを設けても従業員の私物の端末なので、安全対策やルールの順守を徹底するのは難しいかもしれません

業務でどれだけ利用したか把握しにくく、通信費管理も煩雑になりやすいこともデメリットとなります。

法人携帯のメリット・デメリット

続いて法人携帯のメリットとデメリットを確認していきましょう。

法人携帯のメリット

法人携帯を導入すれば、複数台の携帯を会社で管理できるため、情報漏洩の予防など管理しやすいというメリットがあります。

もし紛失や盗難に遭ったとしても、法人携帯であれば会社管理の下、遠隔操作でロックをかけたり、データを消去するなど、適切な対応により悪用を防げられます

また、端末データの一括管理が可能になるため、データを共有しやすいというメリットもあります。

パソコンを開かなくてもスマホで簡単に確認できるため、業務効率がアップするでしょう。

個人の携帯を仕事に利用する場合、クライアントに自分の電話番号を教えることになります。

仕事とはいえ、自分の携帯番号をあまり教えたくないと思う人は少なくないはずです。

法人携帯は仕事用個人の携帯はプライベート用というように切り替えしやすいこともメリットの1つです。

従業員のプライバシーやプライベートな時間を守ることができます。

さらに法人携帯には全額経費として計上できるので、経理上の処理に手間がかかりません。

従業員に通話料やデータ通信料を負担させてしまうこともないため、従業員満足度が上がるでしょう。

法人携帯のデメリット

法人携帯は、端末代や初期費用など、導入コストがかかることがデメリットといえます。

ただし、端末代0円のキャンペーンを利用するなど、導入コストを抑えることも可能です。

分割で購入する場合は与信審査もおこなわれるため、審査に通らなければ法人契約できません。

その他には、社員がプライベート利用したとき私用か業務かの判別が難しいことなどが法人携帯のデメリットといえます。

これまで、多くの企業の法人携帯を取り扱ってきた法人携帯スマホコムでは、各企業の利用状況に合わせて、法人携帯の導入時のメリット、デメリットについて、ご相談をお受けしています。

端末代0円のキャンペーンなど、ショップでは取り扱っていないお得な法人限定プランもご案内しております。

法人携帯について、お考えのご担当者様は、ぜひ一度ご相談ください。

法人スマホコム

法人携帯は必要?不要?

法人携帯と個人携帯のメリット・デメリットを比較すると、企業の情報管理という観点からは、法人携帯のメリットの方が大きいといえるでしょう。

個人携帯を使用すれば、機密情報や顧客の個人情報を一時的に従業員の私物の端末に保存することになります。

紛失時や社員が退職するときの対応が難しいため、情報漏洩のリスクが高まります

法人携帯を導入すれば端末を管理しやすいため、紛失時の対応もスムーズです。

個人の携帯に会社の重要なデータを入れる必要がないため、退職時の問題もクリアできます。

個人携帯を法人携帯に切り替えるポイント

個人携帯であってもほとんど業務で使用している場合法人契約に切り替えることができます

「使い慣れた機種の方がいい」「電話番号が変わらない方がいい」という場合は、新規で法人契約するより、個人携帯を法人契約に切り替える方法を検討してはいかがでしょうか。

個人携帯を法人携帯に切り替えれば全額を経費として計上できるため、従業員の金銭的な負担や経理業務の負担を減らせるでしょう

また、法人契約に切り替えることで個人では契約できない法人向けのお得なプランへの申し込みが可能なので、通信コストの削減にもつながります。

その他にも法人携帯に切り替えることで携帯内に入れているアプリの一括管理やセキュリティ強化、情報漏洩のリスクに対応可能など、複数のメリットがあります。

法人携帯を契約する流れ

ここからは、法人携帯を契約する流れや契約時に必要なものなどについてご説明します。

契約の流れ

法人携帯を契約するには、個人の携帯のようにキャリアのショップに行く方法代理店で契約する方法2種類があります。

代理店に申し込めば、契約時は会社まで出向いてくれるというメリットがあります。

会社のオフィスで契約手続きできますので、お忙しい担当者の方も時間の節約になるでしょう。

契約に必要なもの

法人契約の際は、携帯電話不正利用防止法により、法人確認書類ご担当者様の本人確認書類 法人の関係を証明する書類法人印などが必要です。

【法人確認書類】

  • 登記簿謄本
  • 現在(履歴)事項証明書
  • 印鑑証明書

この中のいずれか1点が必要です。発行日から3ヶ月以内の原本

【ご担当者様の本人確認書類】

  • 運転免許証
  • パスポート
  • マイナンバーカード

この中からいずれか1点をご用意ください。コピーは不可なので原本

【法人との関係を証明する書類】

  • ご担当者様の名刺
  • ご担当者様の社員証

いずれかの原本

【法人印】

口座振替の場合は銀行届出印

【支払い情報】

法人名義の口座番号がわかるものや、クレジットカードなど。

法人携帯を導入する際に気をつけること

法人携帯を導入する際は、いくつか気をつけておくべきことがあります。

注意点に留意しておくことで無理なく運用でき、メリットを最大化できます。

法人携帯を導入するときは、導入コストがどのくらいかかるか事前に想定しておく必要があります

台数と端末、プランから導入コストを算出して、どのくらい費用がかかるか把握しておきましょう。

予算以上の金額になる場合は、機種やプランの見直しも必要になります。

また、法人携帯には機密情報や個人情報を保存するため、万全のセキュリティ対策をすべきです

紛失や盗難による情報漏洩を防ぐためにも、パスコードロックの設定や遠隔ロックなどの対策をしておきましょう。

セキュリティ対策とともに重要なのが、データのバックアップです。

携帯の故障などで重要なデータを失わないためにも、定期的にバックアップを取っておきましょう。

また、法人携帯を導入する際には、運用ルールを定めておくことも大切です。

故障など緊急時の対処法、貸与者の管理、プライベート利用の禁止などを定めて従業員に周知しておきましょう。

まとめ

業務に個人携帯を利用することには、多くのデメリットがあります。

セキュリティは個人任せになってしまうため、万全の対策が取れない可能性があり、情報漏洩のリスクが高まって危険です。

個人携帯のデメリットを解消するためにも、法人携帯の導入を検討されてはいかがでしょうか。

また、個人携帯であっても仕事での利用が大半という場合は、法人契約に切り替えることも可能です。

法人限定のお得なプランに変更すれば、通信費の大幅削減にもつながります。

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