無料の介護記録ソフトは使える?おすすめのソフトや機能を解説

介護

介護事業を行ううえで、介護基本法により、介護記録の作成・保管が義務づけられています。近年、適切な記録の作成・管理をするために、介護記録ソフトを導入する事業所が増えました。

介護記録ソフトは多くの製品があり、なかには無料のソフトも存在します。経費削減のために無料のソフトを導入する事業者もいますが、無料ソフトを選ぶことは、必ずしもコスト削減につながるとは限りません。

本記事では、介護記録ソフトが無料で提供されている理由、無料・有料ソフトの違い、無料ソフトがコスト削減につながるとは限らない理由を解説します。

これから介護記録ソフトを導入する方に、おすすめのソフトも紹介します。わざわざソフトを導入するなら、業務効率化やコスト削減に役立つ、費用対効果の高いものを選びましょう。

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なぜ無料で介護記録ソフトを利用できるのか?

一般的によく使われている介護記録ソフトは、有料のものがほとんどです。介護記録ソフトが無料で提供されている理由は、以下の2点が考えられます。

  • 作成者が営利目的で作っていないから
  • 有料ソフトの一部機能のみを無料版として提供しているから

まず考えられるのが、介護施設で作られた簡単なツールが、厚意で無料配布されているパターンです。この場合は、特定のニーズに絞って作られた、エクセルによる簡単な管理表のようなものが多くなっています。

こういったものを使う場合は、ほかの機能をもつ複数のソフトを平行して使う必要があります。また、不具合や法改正があった際には、自分たちで対処しなければなりません。

また、有料ソフトを提供している会社が、無料体験版を提供しているパターンもあります。この場合は、運用台数に制限があったり、サポートやその他機能が有料オプションとなっていたりすることが多くなっています。結局、ほかの機能が必要になり、有料版に乗り換えるケースがほとんどです。

いずれにせよ、無料の介護記録ソフトは、機能がシンプルなことが特徴として挙げられます。

介護記録ソフトの有料と無料の違い

有料・無料の介護記録ソフトの違いを、以下の4つの項目ごとに比較します。

  • 機能
  • サポート体制
  • セキュリティ
  • PC使用台数の制限

機能

機能面の違いは、以下の通りです。

無料ソフト

  • 基本的な介護記録の作成・保存や、請求書類作成といった、シンプルな機能のみ
  • 保険請求やスマートフォンとの連携は、有料オプションでの申し込みか、対応できないことが多い

有料介護記録ソフト

  • 介護記録の作成・クラウド上での保管に加え、シフト作成やタスク管理など、ほかの機能も備えている
  • スマートフォンで簡単に記録でき、リアルタイムで送信できるので、PCへの転記が不要
  • 管理者はリアルタイムで職員の動向を把握できる
  • ソフトによっては介護記録のデータから、そのまま請求を作成できる

サポート体制

サポート体制の違いは、以下の通りです。

無料ソフト

  • サポートは不可、もしくは有料オプションでないと対応してくれない(導入や乗り換えのサポートも同様)
  • ソフトによっては、テキストメッセージのみの問い合わせ可能なソフトもある

有料介護記録ソフト

  • 基本的に無料でサポートが受けられる
  • 一部のサポート(操作研修や事業所訪問による導入サポート)は有料オプションの場合も
  • 高価なソフトほど、介護の現場に精通したスタッフが窓口対応をしていたり、待たせないよう人員を多く配置していたり、サポート体制が手厚い傾向にある

セキュリティ

セキュリティ面の違いは、以下の通りです。

無料ソフト

  • ソフトによってセキュリティの強度はさまざま
  • 脆弱なソフトもあるので、導入時には注意が必要
  • 無料のエクセルツールや表管理ソフトなどは、自己責任での使用を推奨

有料介護記録ソフト

  • セキュリティ体制が整っている場合がほとんど
  • クラウド型のソフトの場合は厳重なセキュリティ体制のもと、データセンターに膨大な顧客データを保管しているケースが多い

PC使用台数の制限

PC使用台数の制限の違いは、以下の通りです。

無料ソフト

1台のみといった制限があることがほとんど

有料介護記録ソフト

ソフトによって制限がない場合や、仕様台数に応じて料金が変動することもある

以上の結果から、無料のソフトには制限やデメリットが多いことがわかります。それでも無料ソフトが利用される理由は、ソフトに経費をかけたくない事業者が多いからでしょう。

しかし、経費削減をめざすなら、なおさら有料の介護記録ソフトをおすすめします。理由は、次項で詳しくお伝えします。

無料の介護記録ソフトのほうが経費削減になるとは限らない

前項の結果を見ると、無料の介護記録ソフトに経費がかからないこと以外に、大きなメリットは見受けられません。しかし、経費削減を目的とするなら、無料ソフトを選ぶことが正しいとは限りません。

有料介護記録ソフトの大きなメリットは、業務効率化です。介護記録の作成を例に挙げると、有料介護記録ソフトの場合、業務中にスマートフォンで簡単に介護記録を入力できる仕様になっており、測定による数値も自動的にデータとして記録に保存されます。

しかし、十分な機能を有していない無料ソフトの場合、業務中に都度メモをとって、就業後にPCへ転記しなければいけません。有料ソフトなら簡単に記録を作成でき、残業時間の短縮により人員コスト削減も見込めるでしょう。責任者が行っていた目視によるチェックに関しても、AIが自動的に判別してくれるソフトがあり、時間短縮につながります。

実際に、有料の介護記録ソフトを導入した事業所では業務効率化につながり、事務時間を約60%削減できた事例もあります。また、残業の削減は職員のモチベーションを高め、離職率の低下にもつながるでしょう。

有料介護記録ソフトの使用には経費がかかりますが、費用対効果は十分にあり、無料ソフトでは実現できないような効果を期待できます。

無料介護記録ソフト3選

基本的に介護ソフトの導入には有料のソフトをおすすめしますが、無料ソフトのなかでも機能面が充実しているものや、ほかのソフトと組み合わせることで活用できるものを紹介します。

  • ファーストケアHoney
  • 楽すけ
  • デイ業務日誌支援

ファーストケアHoney

ファーストケアHoney」は、有料ソフト「ファーストケア」の無料版です。利用者管理や職員日誌の作成、請求データ作成など、有料版と同じ機能が使えます。

しかし、使用可能なPC台数は1台まで、サポートは問い合わせフォームのみといった制限があり、利用中に広告が表示されることもあります。無料ソフトのなかでは、機能面が充実しているソフトの1つです。

楽すけ

有料ソフト「楽すけ」の無料体験版は、期間無制限で使用できます。楽すけは介護記録よりもケアプランの作成や保険請求、職員のスケジュール作成・管理が主な機能ですが、無料ソフトで業務効率化を図るなら選択肢として挙げられるでしょう。

ただし無料体験版は、帳票の印刷や請求ファイルの出力ができません。時期によっては、すべての機能を期間限定で無料体験できるキャンペーンも実施しているので、気になる方は公式サイトをご覧ください。

デイ業務日誌支援

さまざまなPC向けソフトを販売・配布しているVectorでは、介護施設向けの無料ソフトも多く公開しています。

デイ業務日誌支援」は、エクセルを用いた管理表です。利用者ごとに日々の記録や業務日誌をデータにまとめ、PC上に保管できます。気軽にダウンロードできるので、無料ソフトがどのようなものか気になる方はお試しください。ただしVectorの無料ソフトは、個人が作成して配布しているものが多いので、自己責任での使用となります。

Vectorではほかにも介護施設向けに、シフト管理ソフトや食数・出席数・入浴数などを集計するソフトなど、さまざまな無料ソフトが配布されています。

おすすめの介護記録ソフトは機能やサポートが充実している「Care-wing」

介護ソフトの導入で業務効率化を図るなら、有料の介護記録ソフトがおすすめです。なかでも「Care-wing」はスマートフォンとの連携により、大幅な業務効率化が見込めます。

前項でお伝えした事務時間を約60%削減した事例も、Care-wingを導入した事業者の例です。

Care-wingの便利な機能には、ほかにも以下のものが挙げられます。

  • 介護記録はワンタッチで簡単に記入でき、即座にサーバーに保存
  • 責任者は常に職員の動向を把握できるので、業務の漏れを防止
  • 加算による指示出し機能や、シフト管理・調整機能も搭載

スマートフォンでの操作が苦手な方でも、音声入力機能が備わっているため、簡単に記録を作成できます。管理画面も直感的に操作しやすく、PCに不慣れな方でも扱いやすいデザインが特徴的です。

また、サポート体制も充実しており、電話対応や操作に関するリモートサポートは完全無料です。

こちらの公式サイトから、資料のダウンロードや問い合わせができます。気になる方は、ぜひご覧ください。

まとめ

介護記録ソフトの導入は業務効率化につながりますが、無料ソフトでは機能に限りがあり、十分な効果を期待できません。時代の流れに合わせた、業務効率化による働き方改革や、ICT化によるサービスの質の向上をめざすなら、有料ソフトの導入が効果的です。

満足できる介護記録ソフトを導入して、単なる業務効率化やコスト削減だけでなく、職員や利用者の満足度も高めましょう。

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