法人契約したスマホの管理方法についてご紹介!利用規約の作成も必要!

利用規約
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ビジネスにおいて、スマホは必需品となりつつあります。

顧客や取引先と連絡を取るだけのために使うのであれば、ガラケーでも問題ありません。

しかしスマホの機能はビジネスに役立つものが多いため、上手に活用することで効率良く仕事を進めることができるでしょう。

社員個人のスマホを業務用に使用している企業も多いでしょうが、セキュリティの甘さや社員の金銭的負担が問題になることもあります。

スマホには重要な情報が入っているため、セキュリティを強化しておかなければ情報漏洩を招いて会社に大きな損害を与えかねません。

セキュリティを強化するためにも、スマホの法人契約がおすすめです。

ただし、スマホを法人契約して社員に貸与する場合は、会社でしっかりと管理しておく必要があります。

この記事では、法人契約したスマホの管理方法や、従業員が正しく使用するためのルール策定について解説します。

法人スマホの導入を検討している方は、ぜひ参考にしてください。

社員に法人スマホを渡す時の管理方法

法人スマホを導入後は社員に貸与して終わりではなく、会社でしっかり管理しておく必要があります。

社員が正しく安全に取り扱うための管理方法をあらかじめ決めておき、貸与する社員全員に周知しておきましょう。

誰がどの端末を持つか会社で管理しておく

法人スマホは複数の人が使い回さず、誰がどの端末を使うか決めておきましょう。

複数の人が同じ端末を使用すると、万が一情報漏洩したときに原因を追求するのが困難です。

自分以外の人も同じスマホを使うとなると、責任意識が薄れてしまいます。

責任意識の薄さから雑に扱って破損したり、紛失の原因になったりするかもしれません。

端末ごとに使用者を明らかにすることで、それぞれが責任感を持って取り扱ってくれます。

【参考記事】法人携帯はテレワークにもおすすめ!必要な理由やセキュリティ管理の注意点

操作が苦手な社員への研修

スマホの普及率は高くなりましたが、誰もが使いこなせるわけではありません。

従来の携帯電話(ガラケー)を使用している人は、法人スマホを貸与されても使い方がわからないかもしれません。

法人スマホを導入した際は、操作が苦手な社員への研修も必要になるでしょう。

また、操作方法やアプリのインストールなど、問い合わせに対応する担当者を決めておく必要があります。

紛失時の対処方法を共有しておく

スマホは外出時に持ち歩くため、どこかに落としたり置き忘れたりする可能性があります。

スマホには顧客の個人情報や社内の機密情報など、第三者に見られては困る重要な情報が入っています。

紛失や盗難などのトラブル時には、情報漏洩を防ぐため速やかに対処する必要があります。

スマホの法人向けオプションサービスには「スマートフォン安心遠隔ロック」などのセキュリティサービスがあります。

社員が会社のスマホを紛失したときは、管理者がパソコンから遠隔操作をおこなって紛失したスマホのパスワードロックやデータ消去をおこなえます。

スマホを紛失するなどの緊急時はどの部署に連絡すればいいのか、誰が遠隔操作をおこなうかなどをあらかじめ決めておきましょう。

スマホを貸与する社員全員に共有しておけば、トラブルが発生したときに速やかに対処できます。

管理ツールを利用する

複数台の法人スマホを一元管理できるMDMMobile Device Management)というシステムもあります。

端末の状況確認や、紛失・盗難時に端末を遠隔操作してロックやデータ削除することも可能です。

さまざまな設定業務も一括実行できますので、効率よくスマホの管理ができます。

その他、業務効率化ツールをご紹介した記事がありますのでご確認ください。

【参考記事】法人携帯におすすめの業務効率化ツールとアプリ6選!担当者必見!

退職者に貸与していた法人スマホの取り扱いについて

退職者が使っていた会社のスマホをどのように取り扱うか決めておきましょう。

退職者のスマホには、顧客や会社の情報と退職者自身の個人情報が入っています。

退職によってスマホを使う人がいなくなるなら、月額料金がムダになるので解約した方がよいでしょう。

しかし次の担当者が使う場合は、解約しなくても再利用が可能です。

ただし、次の担当者がそのまま使うというのはリスクがありますので、携帯番号だけ変更して使うのが一般的です。

携帯電話番号を変更する際は手数料が必要ですが(SoftBankであれば税抜3,000円)、解約や新規購入することに比べるとコストを節約できます。

再利用する際は、初期化して情報を全て消去してからセットアップし直して使う方がよいでしょう。

また退職する際は顧客についての引き継ぎもおこなわれるでしょうが、既存の顧客と連絡が取れなくなることは避けなくてはいけません。

電話番号を変更する前に、電話履歴などを確認して顧客情報を再確認しておきましょう。

利用規約を作成しておく

法人で契約したスマホを社員に貸与する際、何もルールを決めていなければどうなるでしょう?

法人スマホは業務上で使うため社員に貸与するものですが、本来の目的以外で使用する人が現れるかもしれません。

利用ルールが決められていなければ、私用電話や私的なWeb閲覧など私物化する人が出てくる可能性があります。

会社のスマホなのに自分のスマホのような感覚で使われてしまうと、通信コストの増大やウイルス感染による情報漏洩などのリスクに脅かされるかもしれません。

これでは法人スマホを導入するメリットがなくなってしまいます。

スマホを社員に配布する前に利用規約を作成し、使用者全員に周知しておきましょう。

私用電話や私用のWeb閲覧を禁止する

私用電話禁止の文言がなければ、会社のスマホを自由に私的利用する人が出てくるかもしれません。

最初は「少しくらい」のつもりが常習化すれば、通信コストが増加してしまいます。

私用電話をするときは自分のスマホや携帯電話を使用するように徹底し、業務用に貸与されたスマホを使うことは禁止しておきましょう。

また、私用のWeb閲覧を制限しておかなければ、パケット通信量が増えてコスト増になったり、通信速度が遅くなって業務に支障をきたす恐れがあります。

さらには私用で危険なサイトを閲覧した際、ウイルスに感染するリスクもあります。

業務に関係のないWeb閲覧は禁止しておきましょう。

インストール可能なアプリを制限する

業務に必要なアプリ以外はインストールできないようにしておきましょう。

アプリのインストールを制限しておかなければ、法人スマホが私物化されてしまうかもしれません。

また、業務に関係のないアプリをインストールしてウイルスに感染するリスクもあります。

ウイルスに感染すると情報漏洩や、社内システムまで感染する恐れがあります。
インストール可能なアプリを制限しておくと安心です。

休日の利用の制限

会社が貸与したスマホを持ち帰る場合、休日も仕事の電話がかかってきて対応に追われるケースもあります。

スマホはどこにいても連絡が取れて便利ですが、オンとオフの区別をつけにくくしてしまいます。

社員の余暇の時間を守るためにも、休日は電源を切っておくなど利用を制限しておきましょう。
休日の利用を制限すれば、私的利用を防ぐだけでなく社員のプライベートな時間をしっかり確保できます。

「休みだったのに休んだ気がしない」という事態を避けられるでしょう。

【参考記事】法人スマホとBYODを徹底比較!メリットとデメリットをそれぞれ確認!

社外の無償Wi-Fiスポットは利用しない

Wi-Fiはデータ通信料を削減できますが、駅やカフェなどで誰でも利用できる無償のWi-Fiスポットは安全な通信を確保できない可能性があります。

暗号化されていないフリーWi-Fiは、第三者によって盗聴やのぞき見されるリスクがあります。
そのため、社外の無償Wi-Fiスポットは利用しないようにした方が安心です。

とくに重要なデータの送受信は避けたほうがよいため、情報漏洩を防ぐためにも利用を制限しておきましょう。

【参考記事】法人スマホを導入する際の注意点。契約時&社員に渡すときに注意したいポイント

まとめ

スマホを法人契約して社員に渡すときは、会社でもしっかりと管理していくことが重要です。

誰がどのスマホを使うか決めておけば責任の所在をはっきりさせられるため、大切に使うことにつながるはずです。

また法人スマホを導入する際、利用に関するルールがなければ私物化やコスト増が懸念されます。

スマホを法人契約することで個人のスマホを業務使用するよりセキュリティ強化できますが、私物化して自由に使われると意味がありません。

最初にしっかりとルールを作り、使用者に周知しておくことが大切です。

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