法人スマホを導入する際の注意点。契約時&社員に渡すときに注意したいポイント

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業務や社内間の連絡に個人のスマホを使用している会社では、セキュリティの問題や社員の通信費負担が気がかりかもしれません。

これらの問題は、スマホを法人化することで解消できます。

ただし法人スマホを導入する際は、いくつか注意しておくべきことがあります。

法人スマホを導入する際の注意点。契約時&社員に渡すときに注意したいポイント

今回は、契約時と社員に渡すときに注意したいポイントを解説いたします。

スマホの法人契約をご検討中の方は、ぜひ参考にしてください。

スマホを法人契約するにあたっての注意点

法人スマホを導入すると、さまざまなメリットがあります。

中でも大きなメリットといえば「コスト削減」や「セキュリティ強化」です。

スマホを法人契約する際は、導入したメリットを感じられるように次の点に注意しておきましょう。

料金プランを確認する

スマホを法人契約する際は、どのような料金プランがあるか確認してみましょう。

コスト削減のためにスマホの法人契約を検討しているのであれば、月額料金がいくらなのかはチェックすべきポイントです。

法人携帯スマホコムがご案内している法人プランは、月々2,480円(税抜)~というお得な料金プランです。

こちらはデータ通信料が1GBのプランですが、外出先で使用することが多い方のために大容量プランもございます。

データ容量やプランを決めるのが難しいという方も多いでしょうから、お客様の使用状況をヒアリングした上で適切なプランをご案内いたします。

料金やプランについて、ぜひお気軽にご相談ください。

法人携帯スマホコムへのお問い合わせはこちら

初期費用を確認する

スマホを新規契約する際、一般的には事務手数料が必要です。

また携帯電話番号をそのままで携帯電話会社をのりかえる(MNP)場合、更新月でなければ違約金が発生します。

法人スマホを導入する際は月額費用に気をとられますが、初期費用についても注意しておきましょう。

法人携帯スマホコムよりお申し込みいただけば、事務手数料や解約違約金は法人携帯スマホコムが負担いたします。

初期費用0円でお申し込みいただけますので、ご契約の台数が多ければ初期費用をかなり節約できるでしょう。

端末代金を確認する

法人向けのスマートフォンには、さまざまな機種があります。

最新モデルから1年以上前に発売になったモデルまであり、端末によって料金が大きく異なります。

社員に自由に選ばせると業務上必要ない機能まで備えた最新モデルを選び、端末代金が高額になるかもしれません。

割賦契約の場合は、月額費用や通話料に加えて、端末代金も請求されることになります。契約機種に関しては、会社で管理しておきましょう。

セキュリティ管理の内容を確認する

スマホの機能も大切ですが、セキュリティはさらに重視すべきポイントです。

各キャリアによってセキュリティ管理の内容が異なりますので、チェックしておくことをおすすめします。

SoftBankの法人基本パックに申し込めば、スマホを安全に業務利用できるサービスなどをまとめて利用可能です。

たとえば社員がスマホを紛失した際は、遠隔操作によってスマホのロックやデータ消去ができます。

第三者による不正利用や情報漏洩のリスクを軽減できて安心です。

法人基本パックには他にも業務効率アップできるさまざまなサービスが含まれていて、月額475円(税抜/回線)で利用できます。

故障時の修理費用も考慮しておく

スマホは故障したり、落として破損したりすることがあります。

法人スマホを導入する際は、今後修理費用が発生することも考慮しておく必要があります。

保証サービスへの加入も検討しておいた方がよいでしょう。

機種を選ぶときは、耐衝撃性や耐水性も重視して頑丈なスマホを選ぶことをおすすめします。

必要書類が多いので注意

スマホを法人契約する際の必要書類は、個人で契約するときよりも多いので注意しておきましょう。

法人で契約するときは、発行から3ヶ月以内の登記簿謄(抄)本、現在(履歴)事項証明書、印鑑登録証明書のいずれかが必要です。

また、申込担当者の本人確認書類や在籍書類も必要になります。

その他には法人印と銀行お届け印や、口座振替のための金融機関や口座番号などがわかるものも必要です。

揃えておくべき書類が多いので、漏れがないように注意して準備しておきましょう。

【参考記事】スマホを法人契約する際の必要書類と、手続きの流れをご紹介!

社員にスマホを渡すときの注意点

法人スマホを導入して社員にスマホを渡すときには、いくつかの注意点があります。

法人スマホを導入するにあたり、やるべきことや決めておきたいルールなどを解説いたします。

必要なアプリなどをセットアップしておく

社員にスマホを配布する前には、セットアップ作業が必要です。

必要なアプリのインストールやIDの設定などを済ませ、すぐに使える状態にしておきましょう。

講習会を開いて使い方を説明する

普段スマホを使い慣れている人であれば、会社からスマホを渡されてすぐに問題なく使える場合が多いでしょう。

しかし従来の携帯電話(ガラケー)を普段使っている人は、スマホを渡されても使いこなせないかもしれません。

使い方のマニュアルを作成したり、講習会を開くなどして誰でも使いこなせるように操作方法を説明しておきましょう。

誰にどのスマホを渡したか会社で把握しておく

法人スマホをしっかり管理するためにも、誰にどのスマホを渡したか会社で把握しておきましょう。

スマホの使用者をはっきりさせておくことで、責任を持って大切に扱ってくれるはずです。どの端末を誰が使うか明確にしておかなければ、誰も管理する責任を感じません。

使用者を限定していなければ扱い方が雑になり、破損や紛失の原因になることがあります。

もし情報漏洩したときも、1台を複数の社員が使っていたら原因を解明するのは難しいでしょう。

会社のスマホを責任持って大切に使ってもらえるように、使用者を明確にして会社で管理しておいてください。

私物化を防ぐためにルールを決めておく

社員に会社のスマホを渡す際、何もルールを決めていなければ私物化してしまうかもしれません。

社員が自由に私用電話をしたり、Webサイトの閲覧やアプリのインストールなどをしたりしては通信コストが高くなってしまいます。

これでは法人スマホを導入した意味がなくなってしまうでしょう。

また閲覧したサイトやインストールしたアプリによってウイルスに感染し、情報漏洩する恐れもあります。

Webサイトの閲覧や、アプリのインストールには制限が必要です。

法人スマホを導入する前に、利用に関するルールを決め、使用者に周知しておきましょう。

紛失・故障など緊急時の対処法を共有しておく

会社から貸与されているスマホには、顧客の個人情報や会社の機密情報など外部に漏れてはいけない情報がたくさん入っています。

セキュリティサービスを利用すれば、紛失した際に管理画面からの遠隔操作で端末のロックやデータ消去が可能です。

しかし、速やかに処理しなければ第三者に悪用されてしまうかもしれません。

そのため法人スマホの紛失に気づいたときは、すぐに適切な対処が必要です。

紛失の事実を誰に報告すればよいのか明確にして、使用者に共有しておきましょう。

故障したときも業務に支障をきたすため、対処法を周知しておく必要があります。

まとめ

法人スマホを導入する際の注意点について、契約時と社員にスマホを渡すときに分けて解説いたしました。

スマホは通話だけでなく、さまざまな機能によって業務の効率をアップしてくれます。

法人スマホを導入する際は料金やセキュリティサービスを確認して、安心して利用できるプランをお申し込みください。

また、社員にスマホを渡すときは、渡しっぱなしにならないように注意が必要です。

ご紹介した注意点を参考にしていただいて、私物化しないためのルールや、紛失時の対処法などをしっかり共有しておきましょう。

スマホはビジネスの場でなくてはならない存在になってきました。

法人スマホの料金プランや端末選びでお悩みの方は、ぜひ法人携帯スマホコムにお気軽にご相談ください。

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