法人スマホは導入すべき?4つのメリットとポイントを確認しましょう!

メリット

スマホはビジネスシーンの必需品となってきましたが、従業員の私用スマホをビジネスでも使用している会社も少なくありません。

会社で導入するにあたっては端末の購入費用や月額費用など、コストがネックになって踏み切れない会社もあるでしょう。

しかし、従業員のスマホを業務利用することにはセキュリティ面のリスクがあります。
スマホを法人契約することで、仕事の効率アップやセキュリティ対策が可能です。

 

最適なプランを選択することで、通信コストの削減にもつながります。

 

この記事では、個人のスマホをビジネスで使うことのメリットとデメリットをご紹介します。

それから法人スマホを導入することでどのようなメリットがもたらされるか解説いたします。 法人スマホを導入するか検討中の方は参考にしてください。

個人のスマホをビジネスで使うメリット

個人のスマホを業務に利用することを「BYOD」といいます。
「Bring Your Own Device」の頭文字を取った言葉で、法人スマホを導入していない企業で

採用されています。
BYOD を採用している企業では個人のスマホをビジネスに利用するにあたり、利用ルール を定めていることが一般的です。
業務上で利用した分の費用は負担する会社が多い傾向ですが、自腹になっている会社もあ るようです。
まずは BYOD にどのようなメリットがあるのか見ていきましょう。

端末の購入費用がかからない

スマホを法人契約する際は、最初に端末の購入費用がかかります。 導入する台数が多ければ多いほど、端末の代金が跳ね上がります。 そのため社員の私物のスマホをビジネスでも利用すれば、企業は端末代金を負担せずにすみます。

従業員にとっては使いやすい

利用する従業員にとっては、プライベートでも使っている自分のスマホは使い慣れていま す。
そのため操作方法に困らないというメリットがあります。

個人のスマホをビジネスで使うデメリット

BYOD は会社にも従業員にもメリットがありますが、大きなリスクがあることを見逃して

はいけません。
主にセキュリティに関してデメリットがあります。 スマホの法人契約を検討している人の中には、個人のスマホをビジネスで使うことのリス クが気になっている人も多いのではないでしょうか。 デメリットについても確認しておきましょう。

情報流出のリスクがある

私用スマホを仕事用として使うと、メールを誤送信してしまうリスクがあります。 私用スマホには友人や知人など多くの人のメールアドレスが保存されているため、業務の 機密情報を誤って外部の人に送信してしまい情報漏洩してしまう可能性もあるのです。 企業の情報漏洩は人為的ミスで発生することも少なくないため、私用スマホを業務で利用 することによってミスを引き起こしやすくなってしまいます。

また、社内で SNS ツールを使って連絡事項を共有している会社も少なくありません。 アカウントの管理がずさんな従業員がいれば不正にログインされるリスクがあり、社外に 漏れては困る重要な情報が盗まれてしまう可能性もあります。 私用スマホを使うことを容認すれば、退職した従業員のスマホに業務の機密情報や顧客の 個人情報が残ったままになってしまう可能性もあります。 個人のスマホなので、企業がデータ消去することはできません。 退職時のスマホに関するルールも決めておきたいものです。

紛失の可能性が高まる

私用スマホはプライベートでも利用するため、休日も持ち歩くことになります。 外出時に携帯する機会が増えれば増えるほど、飲食店やタクシーの中に置き忘れるなど紛 失の可能性が大きくなります。 会社から貸与するスマホであれば、パスワードでなどでしっかり保護しているでしょう。 しかし、私用スマホの場合は対応していない可能性もあります。 紛失だけでも大きな問題ですが、紛失の事実を会社に報告しない社員もいるかもしれませ ん。 その場合は迅速に対処することができず、被害を大きくしてしまう可能性があります。 会社で法人契約しているスマホであれば、遠隔操作で対処できる場合もあります。 しかし私用スマホの場合はそこまで対応できないため、紛失時の情報漏洩のリスクも高まります。

ウイルス感染による情報漏洩のリスクがある

スマホは小型のパソコンのように便利です。

プライベートでも利用する私用スマホは、さまざまな WEB サイトにアクセスしたりアプリ をインストールしたりするでしょう。 そのためウイルス感染の危険があり、気づかないうちに情報漏洩してしまうリスクがあります。

法人スマホを導入するメリット

このように個人で所有するスマホをビジネスで使うことには、情報漏洩のリスクがありま す。 使い慣れた機種で生産性につながるように思えるかもしれませんが、誤送信や紛失によっ て企業の機密情報や顧客の個人情報が漏れては大きな痛手になるでしょう。 そのような失敗があれば、顧客の信頼も失いかねません。

法人スマホを導入することによって、このような不安やリスクを解消できます。 また、業務にスマホを活用することによって効率性の大幅アップも見込めるでしょう。 ここからは、法人スマホを導入することのメリットについて見ていきます。

セキュリティが強化できて安心

業務上でスマホを活用するにあたり、セキュリティは万全の対策が必要です。 スマホは携帯性が高いため、パソコン以上に外出時の置き忘れや紛失の心配があります。 うっかりミスで置き忘れると、情報漏洩を招く恐れがあります。 法人スマホのオプションを利用すれば、セキュリティを強化できてさまざまな悩みを解決 できます。

たとえばソフトバンクには、法人基本パックというオプションがあります。 こちらは個人のお客様向けの便利な機能「基本パック」に、法人利用に特化した機能を追加 したサービスです。 安全に利用できてセキュリティ向上に効果的な機能や、業務の効率やスピードを向上させ るための便利な機能がパックになっています。

たとえば従業員がスマホを紛失した場合、どの辺りの場所で紛失したか捜索してくれるサ ービスがあります。 おおよその位置が検出できれば、どこに置き忘れたか見当がつく可能性が高いでしょう。 訪れた場所を思い出すことで、スマホを見つけ出すことができるかもしれません。 もし紛失したスマホが見つからない場合は「安心遠隔ロック」という機能を活用できます。 遠隔操作で携帯電話をロックしたり、データを消去したりできます。

業務効率アップ

スマホにはビジネスに役立つさまざまなアプリがあります。 上手に利用することで業務効率が大幅アップするでしょう。

たとえば地図アプリは、自分の現在地や訪問先までのルートを確認できる便利なアプリで す。
目的地までの距離や移動手段別の所要時間が表示されます。 電車を利用する場合は到着時刻や料金などもわかるため、初めて訪れる場所でも安心です。 所要時間がわかれば約束時間に遅れないように到着できるため、信用度アップにもつなが るでしょう。 一度使えば手放せなくなる便利なアプリなので、プライベートでスマホを使っている人の ほとんどは利用した経験があるでしょう。 ビジネスでもかなり役立ちますので、業務効率アップにつながります。

乗り換えアプリもビジネスに大いに役立つでしょう。出発地と目的地を入力すれば、最短経 路や最安経路を案内してくれます。 出発時間だけでなく到着時間に合わせた電車を探すこともできますので、普段使いから出張時まで幅広く役に立つでしょう。

スケジュール管理ができるアプリを利用すれば、従業員全員のスケジュールを簡単に共有 できます。 外出先からでも簡単にスケジュールを編集できるため、リアルタイムに更新が可能です。 会議の日程を決めるときも、一人ずつスケジュールを確認する必要がありません。 確認をとる時間を短縮できますので、業務効率アップにつながるでしょう。

通信コストを削減できる

従業員の人数が多い企業では、通信コストも膨大になります。 スマホを法人契約することで、通信コストの削減が可能です。 大手キャリアでは法人向けのプランが用意されていて、個人で契約するよりも月額料金が 安いプランが見つかります。

法人スマホコムの SoftBank 法人プランであれば、データ容量 1GB のプランが月々2,480 円 〜です。
外出が少ない従業員は、データ容量 1GB のプランでも問題ないでしょう。 これなら個人契約のプランに比べて月々の料金をかなり抑えられます。

1GB では全然足りないという人には、大容量プランもあります。 従業員の業務内容と外出の頻度に合わせてムダのないプランを選ぶことで、会社全体の通信コストを削減できるでしょう。

経理業務を削減できる

従業員が私用スマホを業務上で使う場合は、経費計上が可能です。
しかし、1 ヶ月の電話料金の中から業務上でいくら使ったか計算するのは大変な手間でしょ う。 経理担当者は従業員から個別に請求されるため、チェック作業には大変な手間がかかるに 違いありません。 従業員が多い企業では、経理担当者がスマホの通信量の経費精算に費やす時間も膨大でし ょう。
スマホを法人契約すれば、一括で請求されます。 経理のの管理コストを大幅にカットできるというメリットがあります。

【参考記事】法人携帯契約でできることは何がある?法人契約にすることのメリットは?

法人スマホを導入する際のポイント

法人スマホを安全でムダなく利用するためには、導入する際に次のことに気をつけておき ましょう。

ルールを決める

法人スマホを従業員に貸与するときは、使用に関するルールを決めておきましょう。 「業務以外の私的な電話に使わない」「業務に関係のないアプリをインストールしない」な ど、制約を設けておく必要があります。

紛失や盗難が発覚した際の処理手順を明確にしておく

法人スマホをプライベートで使用しないとしても、紛失や盗難の可能性はあります。 紛失や盗難が発覚した際は、遠隔操作で速やかに処理する必要があります。 手遅れになってしまわないように、連絡手順について明確にしておきましょう。

端末は共有しない

端末を複数人で共有すると、万が一情報が漏洩してしまったときに原因を究明するのが困 難です。 誰がどの端末を使用するか明確にしておくことで、使用者は責任持って管理するでしょう。 それぞれが責任を持って使用すれば、情報漏洩の予防につながります。

まとめ

従業員の私用スマホを業務上でも使用すれば、会社は導入費用を節約できます。 また、従業員には使いやすさや 2 台持ちしなくて済むという利便性があるでしょう。

しかし、BYOD はセキュリティ面で不安があります。 万が一顧客の個人情報を漏洩しては信用を失い、企業にとって大きな損失になってしまう でしょう。 スマホの法人向けプランは月々の使用料が安いため、通信費のコスト削減につながります。 端末の購入費用など初期費用はかかりますが、法人スマホコムなら事務手数料 0 円で解約 金も負担いたします。 また、お客様のご利用状況に合わせて適切なプランをご案内いたしますので、プラン選びに 悩んでいる方は、ぜひご相談ください。 ビジネスで欠かせないツールとなったスマホを安全に使い、業務効率をアップするために も法人スマホを検討してはいかがでしょうか。

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