配車とは?物流現場における配車担当の業務内容やシステムについて解説

物流

物流業界において製品を荷主の元に届けるには、トラックによる配送が必要不可欠です。しかし配送距離や受入時間、物量などは荷主によってさまざまなため、上手にコントロールしなければ要望に応えられないでしょう。

そこで重要なのが配車計画です。配車を上手に行えば荷主の満足度を向上させ、自社における業務の効率化にもつながります。しかし配車についてよく知らなければ、円滑に業務を進められず、荷主に迷惑をかけることになりかねません。

この記事では配車とはどのような業務なのかを解説します。また配車担当者の力強い味方になる配車システムについても紹介します。配車を効率よく行いたいと考えている方は、ぜひ参考にしてください。

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配車とは?

配車とは必要に応じて、適切にトラックなどの車の割り当てを行うことです。物流業界以外では、タクシー業界やバス業界などでも使われます。

配車担当者が行う業務内容

ドライバーへの車の割り当てを行うのは、配車担当の業務です。配車担当者は状況に応じて適切な配車を行う必要があるため、その会社の司令塔のような役割を果たしています。配車担当者の力量によって業務の効率が左右されるので、とても重要なポジションなのです。

ここからは配車担当者が行う業務内容を紹介します。

ドライバーへの配送指示

ドライバーへ無線や電話などを使って、荷主の情報や配送内容を伝えます。ドライバーがスムーズに業務を遂行できる手助けをします。

また荷主とのやりとりも必須です。配送内容の変更があった場合、ドライバーに指示を送らなければ荷主に迷惑がかかってしまい、信用問題につながりかねません。

ドライバーからかかってくる電話への対応も行います。ドライバーからの相談や疑問に答えることで、納品を安全に行う鍵となるのです。

車両の運行状況の確認

ドライバーが荷主のもとへ問題なく向かっているのかを確認します。ドライバーはあらかじめ設定された運行ルートに沿って、荷主のもとへ向かいます。もし予定よりも遅れているのであれば、荷主とやりとりをしなければなりません。

また荷主に到着時間を聞かれた際、車両がどこにいるのかを確認できなければ、適切な返答ができずに迷惑をかけてしまいます。

交通状況の確認

交通状況は目まぐるしく変わるものです。ドライバーは最新の交通状況を何度も確認できないため、故障車両や通行止めなどの予期せぬトラブルに遭遇するおそれもあります。また状況によっては、ドライバーの安全な運転に影響が生じるケースもあり、軽視できません。

配車担当者は最新の交通情報を確認して、無線や電話を使ってドライバーに伝えます。

他社の配車担当者との連携

予期せぬトラブルが起きた場合や繁忙期により手が回らなくなった場合など、自社だけでは対応しきれないケースも考えられます。このように困ったときは、付き合いのある他社の配送担当者に手助けをしてもらえるか相談をします。

相談の結果、車両を手配してもらえるかもしれません。これは逆に相談されることも考えられるので、日ごろから他社との連携を強化しておくことも重要です。

積み荷の調整

トラックには最大積載量が設定されています。

最大積載量をこえた状態で配送業務を行うと、罰則の対象になります。またブレーキが効きにくくなったり、ブレーキをかけてから停車するまでの距離が長くなったりするので、事故を起こしてしまうかもしれません。反対に積み荷が少なすぎても利益率が低下してしまうので、避けるべきです。

どうすればむだなく積み荷を載せられるのかを考えるのも、配車担当者の大切な業務なのです。

配車担当者の業務を効率化する「配車システム」でできること

配車担当者はドライバーへの指示伝達や荷主とのやり取り、運行状況の確認などの多忙な業務をこなす必要があります。熟練した配車担当者ならこなせる内容も、まだ経験の浅い方には負担が大きいでしょう。

そこで配車担当者の手助けになるのが配車システムです。配車システムをうまく利用すれば、業務の効率化を図れ、経験が浅い配送担当者も配車をこなせるようになります。

そんな便利な配車システムでできることを紹介します。

配送コストの削減

トラックの走行距離が長くなるにつれて、ガソリンを多く消費します。近年では原油価格が高騰しており、配送コストの問題に直面している企業も多いです。また所要時間も増えれば人的資本にも影響が出てしまうため、結果的にコストがかかってしまいます。

配車システムでは配送ルートの最適化が簡単に行えるので、ガソリンの使用量をおさえられます。また所要時間が短くなればドライバーの負担も軽減できるため、長期的に働いてもらえる環境を整える効果も期待できるのです。

配車の効率化

これまでの配車は配車担当者の経験や勘に頼る部分が多くを占めていました。ベテランの配車担当者なら短時間で適切な配車ができるのですが、経験の浅い方では効率のよい配車計画を立てるのは難しいでしょう。

また配車は膨大なデータから配車計画を立てるため、どうしても時間と労力がかかってしまうのが難点でした。

配車システムならシステム自らが最適な配車計画を立ててくれるため、特定の人でなければできなかった配車も適切に行えます。また配車計画を立てる時間も大幅な短縮が見込まれるため、効率がよくなります。

一度作り上げた配車計画をデフォルトに設定しておけば、次の配車計画にかける時間もかかりません。業務の引継ぎもスムーズに行え、誰が行っても最適な配車ができるようになるでしょう。

運行状況のリアルタイム把握

車両と配車システムを連携させれば、運行状況のデータをリアルタイムで取得できます。運送中に渋滞や通行止めなどの予期せぬトラブルに巻き込まれたとしても、すぐに適切な対処を行えば、配送に与える影響を最小限におさえられるでしょう。

また急な配送先の変更があったとしても、各車両の運行状況が分かっていれば適切な指示が出せます。配車担当者が的確な指示出しをするために役立つ機能だといえます。

荷主とのシステム連携

荷主とよい関係を築いていても、話が食い違うとトラブルが発生してしまいます。

たとえば〇月✕日に電話で発注をしたけど、予定時間になっても製品が届かないという事例が発生したとします。電話での注文は形が残らないため「言った、言わない」の問題に発生しやすいです。もしかすると、取引の中止に発展する可能性も考えられます。

そこで荷主とシステムの連携をすれば情報の共有が簡単に行えるようになるので、行き違いも少なくなるでしょう。荷主との信頼関係も築け、円滑なやり取りが可能になります。

配車表の作成

配車表の作成には時間がかかります。荷主や積み荷、訪問時間などを計算したうえでバランスよく配車しなければならないので、大変な作業です。Excelなどでデータ管理ができればよいのですが、イチから作るとなると時間がかかります。

配車システムでは配車に必要なデータを入力するだけで、簡単に配車表が作成が可能です。新規の荷主の追加も簡単で、並び替えなどにも対応しています。

作成された配車表を共有できるようにしておけば、ドライバーも自分の配送計画がすぐに確認できるため、スケジュールも立てやすいでしょう。配車担当者の労力を減らせる効果も期待できます。

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・荷主との情報共有
製品の積み込みや配送完了などの報告を、スマートフォンで簡単に行えます。作業報告は荷主のもとに届くため、情報の共有がスムーズに行えるのがメリットです。

・案件登録
荷主から送られてきた情報の詳細を登録できます。荷主情報や配送区間、車両情報をまとめられるため、作業の効率化につながります。

・メッセージ配信
同じ事業所内でドライバーアプリを利用しているドライバーに向けて、メッセージを作成する機能です。画像やPDFの送信にも対応しており、分かりやすく伝えられるので伝達漏れを防げます

その他には、配車表をスマートフォンで閲覧できる機能や、地図上に軒先情報を登録できる機能などもあり、ドライバーや配車担当者にも喜ばれるでしょう。

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まとめ:配車はシステムを利用して効率よく行おう

配車は物流業界において非常に重要な業務の一つです。配車をどれだけ効率よく行うのかで、会社の売上やドライバーの働きやすさが決まるといっても過言ではありません。

そんな配車は担当者の経験や勘によって大きく左右されるため、経験の浅い方にとっては難しいでしょう。しかし配車システムを利用すれば、効率よく配車ができるようになります。

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